Der Brief von der Pflegekasse kommt meist unerwartet: „Der Nachweis über den Beratungseinsatz liegt uns nicht vor.“ Viele Familien wissen gar nicht, dass sie diesen Termin regelmäßig brauchen. Andere haben ihn schlicht im Pflegealltag vergessen. Die gute Nachricht vorweg: Ein versäumter Beratungseinsatz lässt sich nachholen, und die Kürzung des Pflegegelds ist nicht endgültig.

6 Monate
Frist bei Pflegegrad 2 und 3
3 Monate
Frist bei Pflegegrad 4 und 5
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Kosten für Sie, zahlt die Pflegekasse

Was ist der Beratungseinsatz überhaupt?

Der Beratungseinsatz ist ein Hausbesuch für Menschen, die Pflegegeld beziehen und zu Hause von Angehörigen gepflegt werden. Eine Fachkraft schaut sich die Pflegesituation an, beantwortet Fragen, gibt praktische Tipps und weist auf Leistungen hin, die noch nicht genutzt werden. Im Gesetz heißt er „Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 SGB XI“, im Alltag sagen die meisten „37.3“ oder Pflichtberatung.

Er ist ausdrücklich keine Kontrolle. Ziel ist, dass die Pflege zu Hause gut läuft und die Angehörigen nicht allein gelassen werden. Der Nachweis geht anschließend an die Pflegekasse, und die Sache ist erledigt, bis der nächste Termin fällig wird.

Wie oft ist der Beratungseinsatz Pflicht?

Die Frist hängt vom Pflegegrad ab:

  • Pflegegrad 2 und 3: einmal im halben Jahr
  • Pflegegrad 4 und 5: einmal im Vierteljahr
  • Pflegegrad 1: freiwillig, einmal im halben Jahr möglich

Die Pflicht gilt für alle, die Pflegegeld erhalten. Auch wer die Kombinationsleistung nutzt, also Pflegegeld plus Pflegedienst, muss den Beratungseinsatz nachweisen. Wer ausschließlich Pflegesachleistungen über einen Pflegedienst bezieht, braucht ihn nicht.

Gut zu wissen: Jeder zweite Termin darf per Video stattfinden

Seit 2024 kann der Beratungseinsatz auf Wunsch jedes zweite Mal per Videogespräch erfolgen. Der erste Beratungseinsatz und danach jeder zweite müssen aber persönlich bei Ihnen zu Hause stattfinden. Für viele Familien ist der Hausbesuch ohnehin die bessere Wahl, weil die Fachkraft die Wohnung und die Pflegesituation direkt sieht.

Was passiert, wenn der Beratungseinsatz versäumt wird?

Das Gesetz ist hier deutlich: Wird der Beratungseinsatz nicht abgerufen, muss die Pflegekasse das Pflegegeld angemessen kürzen. Im Wiederholungsfall darf sie es ganz entziehen. In der Praxis läuft das meist so ab:

  1. Erinnerung: Die Pflegekasse schreibt Sie an und setzt eine Frist, bis wann der Nachweis vorliegen muss. Viele Kassen erinnern schon vor Ablauf des Halbjahres.
  2. Kürzung: Bleibt der Nachweis aus, wird das Pflegegeld gekürzt. Wie stark, entscheidet die Kasse. Üblich ist eine Kürzung um einen Teil des Betrags, nicht der komplette Ausfall.
  3. Entzug: Wird der Beratungseinsatz erneut versäumt, kann die Kasse das Pflegegeld einstellen, bis ein Nachweis vorliegt.

Wichtig: Die Kürzung ist keine Strafe für immer. Sobald der Beratungseinsatz nachgeholt und der Nachweis eingereicht ist, wird das Pflegegeld wieder in voller Höhe gezahlt. Für die Zeit der Kürzung gibt es allerdings in der Regel kein Geld zurück. Je schneller Sie reagieren, desto weniger geht verloren.

So holen Sie den Beratungseinsatz nach

Wenn der Brief der Pflegekasse da ist oder Sie selbst merken, dass die Frist abgelaufen ist, genügen drei Schritte:

  1. Termin vereinbaren: Rufen Sie einen zugelassenen Anbieter an. Bei Alltagshilfe Nord bekommen Sie in der Regel innerhalb weniger Tage einen Termin. Sagen Sie am Telefon, dass eine Frist drängt.
  2. Hausbesuch wahrnehmen: Der Beratungseinsatz dauert meist 30 bis 60 Minuten. Es hilft, wenn die pflegenden Angehörigen dabei sind und Fragen vorbereitet haben.
  3. Nachweis an die Kasse: Das Formular füllt die Fachkraft aus und schickt es an die Pflegekasse. Sie bekommen eine Kopie. Damit ist die Kürzung erledigt.

Wer den Beratungseinsatz bei uns macht, kann sich auf Wunsch an den nächsten fälligen Termin erinnern lassen. Dann passiert es kein zweites Mal.

Was kostet der Beratungseinsatz?

Für Sie nichts. Die Pflegekasse trägt die Vergütung vollständig, der Anbieter rechnet direkt mit ihr ab. Ihr Entlastungsbetrag und Ihr Pflegegeld werden dafür nicht angetastet.

Wer darf den Beratungseinsatz durchführen?

Nicht jeder Dienst darf den Beratungseinsatz machen. Zugelassen sind ambulante Pflegedienste, von den Pflegekassen anerkannte Beratungsstellen und Betreuungsdienste mit entsprechender Zulassung. Fragen Sie im Zweifel nach, ob der Anbieter den Nachweis an die Pflegekasse ausstellen darf. Alltagshilfe Nord hat diese Zulassung und führt Beratungseinsätze in Schleswig und im gesamten Kreis Schleswig-Flensburg durch.

Drei Tipps, damit kein Termin mehr verloren geht

  • Fester Kalendereintrag: Tragen Sie den nächsten Termin direkt nach dem Hausbesuch ein, am besten zwei Wochen vor Ablauf der Frist.
  • Fester Anbieter: Wer immer dieselbe Fachkraft hat, muss nichts neu erklären, und der Anbieter kennt die Fristen.
  • Beratung nutzen, nicht nur abhaken: Der Termin ist die beste Gelegenheit, nach Verhinderungspflege, Pflegehilfsmitteln oder dem Umwandlungsanspruch zu fragen. Viele Familien lassen hier jedes Jahr Geld liegen.

Hinweis: Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick. Wie stark eine Kürzung ausfällt und welche Fristen im Einzelfall gelten, entscheidet Ihre Pflegekasse. Im Zweifel fragen Sie dort nach oder rufen Sie uns an.